Comptabilité du consultant indépendant : 7 obligations à ne surtout pas négliger

Se lancer en tant que consultant indépendant, c’est gagner en liberté. Mais cette autonomie a un prix : celui de maîtriser des obligations comptables précises… que beaucoup découvrent trop tard.

Avec à peine 27 minutes par mois consacrées en moyenne à la comptabilité, selon une étude menée par Dougs, les erreurs sont fréquentes — et parfois très coûteuses.

Mauvais choix de régime fiscal, mentions absentes sur les factures, TVA oubliée ou cotisations mal calculées : chaque oubli peut entraîner redressement, pénalité ou perte de temps.

Et ce n’est que le début : la facturation électronique deviendra progressivement obligatoire pour tous les professionnels en 2026 et 2027. Il est donc urgent de faire le point.

Tu es consultant ou expert indépendant en B2B ? Voici les 7 obligations comptables que tu dois absolument connaître pour éviter les pièges — et piloter ton activité en toute sérénité.

1. Choisir le bon régime fiscal : micro-BNC ou déclaration contrôlée

C’est la première décision comptable d’un consultant indépendant. Et c’est aussi celle qui influence le plus tes obligations, tes charges… et ta tranquillité.

Deux options s’offrent à toi :

👉 Pourquoi c’est important

• Régime micro-BNC : simple, mais moins optimisé si tu as beaucoup de frais professionnels
• Régime réel : plus complexe, mais potentiellement plus avantageux fiscalement

En pratique :

• Si tu travailles majoritairement depuis chez toi, sans sous-traitance ni matériel, le micro‑BNC peut suffire.
• Si tu as des frais de déplacement, outils pros, abonnements, local… opte plutôt pour le régime réel.

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2. Tenir une comptabilité conforme au régime BNC

Tu as choisi ton régime fiscal ? Très bien. Maintenant, place à l’exécution : il faut tenir une comptabilité adaptée, structurée, et surtout conforme.

Ce que dit la loi (et ce que ça implique)

Si tu es au micro‑BNC :

• Obligation minimale : livre des recettes à jour, numéroté, sans rature.
• Tu dois pouvoir justifier chaque entrée (facture, virement, chèque…).

Si tu es au régime réel (déclaration contrôlée) :

• Tu dois tenir :
  • un livre de recettes
  • un registre des achats (si tu en fais)
  • un registre des immobilisations et amortissements
  • conserver tous tes justificatifs pendant 6 ans minimum.

Et le FEC dans tout ça ?

Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) devient obligatoire dès lors que tu optes pour la déclaration contrôlée ET que tu es soumis à une vérification de comptabilité (notamment si tu dépasses certains seuils ou en société).

Le FEC doit être produit à la demande du fisc, sous un format électronique très précis. Une erreur = rejet de comptabilité = amende (voire reconstitution du bénéfice).

✅ À retenir

• Anticipe : utilise un logiciel de comptabilité qui génère automatiquement ton FEC conforme.
• Structure ton classement documentaire : chaque dépense doit être traçable.

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3. Respecter les obligations de facturation

Tu penses que ta facture PDF avec logo suffit ? Pas si vite. Une facture non conforme peut être rejetée… et déclencher un contrôle.

Les mentions obligatoires sur une facture en 2025

Que tu sois en micro‑BNC ou en déclaration contrôlée, une facture doit comporter :

• Nom et adresse du prestataire (toi)
• Nom et adresse du client
• Date d’émission et numéro séquentiel
• Détail de la prestation
• Prix HT ou TTC selon régime
• Taux ou mention d’exonération de TVA (ex. : “TVA non applicable, article 293 B du CGI”)
• Mentions légales spécifiques (conditions de paiement, pénalités, indemnités forfaitaires)

💡

À savoir

Le défaut de facturation ou les erreurs peuvent entraîner jusqu’à 75 000 € d’amende par facture.

Et la facturation électronique obligatoire ?

Elle arrive. Voici le calendrier :

Tu devras émettre tes factures via une plateforme agréée (comme Chorus Pro ou un partenaire). Finies les factures PDF envoyées par e-mail.

✅ Ce que tu dois faire dès maintenant

• Utilise un logiciel de facturation conforme (numérotation auto, mentions légales, sauvegarde)
• Prévois une transition numérique en 2025 pour anticiper la réforme
• Évite les outils “faits maison” (Word, Excel, etc.)

Extencia peut t’aider à choisir et mettre en place un logiciel compatible avec la facturation électronique à venir. Parle-nous de ton activité.

4. Déclarer correctement ses revenus

La comptabilité, ce n’est pas juste tenir des livres : c’est aussi déclarer tes revenus dans les temps, avec les bons formulaires. Une erreur ici peut déclencher des majorations ou des redressements fiscaux.

Selon ton régime fiscal, tu dois :

Pièges classiques à éviter

• Oublier certaines recettes : tous les encaissements pro doivent être déclarés, même les acomptes.
• Mal catégoriser des dépenses : toutes ne sont pas déductibles (ex : vêtements, resto sans justificatif pro, etc.)
• Ne pas tenir compte des amortissements : un ordinateur ou logiciel utilisé sur plusieurs années = amortissable.
• Attendre le dernier moment : en cas de doute, tu risques de faire des erreurs ou déclarer partiellement.

Bonus : prévisionnel = sérénité

Même en micro-BNC, tu peux utiliser un tableau prévisionnel de trésorerie pour anticiper tes impôts et cotisations. Cela évite les “mauvaises surprises” en fin d’année.

💬 Pas sûr de déclarer comme il faut ?
Extencia peut prendre en charge tout ou partie de ta déclaration 2035, et optimiser ta fiscalité selon ton activité. Demande une consultation gratuite avec l’un de nos experts-comptables.

5. Gérer la TVA si seuil dépassé ou option volontaire

Tu pensais être tranquille avec la TVA en profession libérale ? C’est vrai… jusqu’à un certain seuil. Ou jusqu’à ce que tu choisisses volontairement d’y entrer.

Les seuils de TVA BNC en 2025

Tu peux aussi opter volontairement pour être assujetti à la TVA (même si tu es en dessous), par exemple si tu as beaucoup de dépenses soumises à TVA (logiciels, sous-traitants, matériel…).

Ce que ça implique

• Factures avec TVA (20 % en général)
• Déclarations de TVA régulières :
  • Mensuelle si TVA > 4 000 €
  • Trimestrielle si TVA < 4 000 €
  • CA12 annuelle dans certains cas (régime simplifié)

Attention aux erreurs fréquentes

• Appliquer la TVA à un client non concerné (auto-entrepreneur, étranger sans numéro intracom…)
• Oublier la TVA déductible sur les achats
• Ne pas télédéclarer (obligatoire via l’espace pro impots.gouv.fr)

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Les experts Extencia analysent ton seuil de franchise, tes options fiscales, et t’accompagnent sur la TVA avec rigueur. Contacte-nous ici.

6. Anticiper les charges sociales et la régularisation URSSAF

Beaucoup de consultants découvrent trop tard qu’ils paient leurs cotisations sociales avec 1 ou 2 ans de décalage. Résultat : régularisations douloureuses, ou trésorerie à sec.

Ce que tu paies (et quand)

• Appels provisionnels basés sur tes revenus de l’année N-2
• Régularisation quand l’URSSAF connaît tes revenus réels (déclaration 2035 ou 2042-C PRO)
• Échéances : mensuelles ou trimestrielles (tu choisis à l’inscription)

Ce que ça représente

🔎 Exemple concret :
Tu fais 60 000 € de CA la première année → l’URSSAF te calcule un forfait de base.
L’année suivante, tu gagnes 90 000 € → la régularisation peut atteindre plusieurs milliers d’euros.

Comment éviter le choc

• Anticipe avec un prévisionnel de charges sociales.
• Mets de côté chaque mois un pourcentage de ton CA (au moins 30 %).
• Opte pour des acomptes réajustés en temps réel via ton espace URSSAF.
• En cas de difficulté : demande un échéancier avant d’être en défaut.

7. S’entourer d’un expert-comptable spécialisé

Tu peux gérer seul ta comptabilité… jusqu’à un certain point. Mais à mesure que ton activité se développe, les risques fiscaux, sociaux et juridiques augmentent.

Et une erreur de statut, un oubli de TVA ou une mauvaise déclaration peuvent coûter bien plus cher qu’un accompagnement pro.

Ce que t’apporte un expert-comptable spécialisé pour consultants

• Choix du bon régime fiscal (micro-BNC, réel, société)
• Optimisation des charges (amortissements, frais déductibles, statut conjoint, etc.)
• Déclarations automatisées (2035, 2042-C PRO, TVA, DSI)
• Pilotage d’activité : tableaux de bord, prévisionnel, accompagnement bancaire
• Accompagnement juridique : passage en société, contrats, statuts

L’avantage Extencia

Le cabinet Extencia a développé une expertise dédiée aux professions libérales, avec un pôle BNC piloté par des experts formés aux spécificités des consultants indépendants.
Tu bénéficies :

• d’un accompagnement sur-mesure,
• d’un réseau de partenaires qualifiés (juristes, banques, assureurs, agences web),
• et d’une présence locale dans plus de 10 villes en France (Paris, Lyon, Bordeaux, Toulouse…).

🔎 Tu veux gagner en sérénité, optimiser ta fiscalité et te concentrer sur ton cœur de métier ?
Découvre l’accompagnement Extencia pour consultants.

7 obligations, 1 seul objectif : sécuriser ton activité

En tant que consultant indépendant, ta liberté s’accompagne d’exigences comptables bien réelles.
Choix du régime fiscal, facturation conforme, TVA, déclarations, URSSAF… tout est lié.

Bonne nouvelle : en maîtrisant ces 7 obligations, tu ne te contentes pas d’éviter les pièges.
Tu crées aussi les conditions d’une activité plus sereine, plus rentable et mieux pilotée.

Et tu n’es pas seul : Extencia peut t’accompagner à chaque étape, avec des outils adaptés et une vraie expertise du métier de consultant.

Ne laisse pas une erreur comptable freiner ta croissance.
Contacte dès maintenant un expert Extencia pour un audit express de ta situation.

FAQ – Comptabilité consultant indépendant

1. Quelles obligations comptables pour un consultant indépendant ?

Un consultant doit tenir un livre de recettes à jour. En régime réel, il doit en plus gérer les amortissements, les achats, produire un FEC, et conserver tous ses justificatifs pendant 6 ans.

2. Quelle est la différence entre micro-BNC et déclaration contrôlée ?

Le micro-BNC est un régime simplifié sans déduction réelle des frais. La déclaration contrôlée permet de déduire les charges professionnelles réelles, mais demande plus de rigueur comptable.

3. À partir de quand la facturation électronique devient-elle obligatoire ?

Elle sera obligatoire à partir du 1er septembre 2026 pour la réception, et du 1er septembre 2027 pour l’émission des factures, y compris pour les indépendants.

4. Faut-il facturer la TVA quand on est consultant ?

Pas forcément. Si tu es en franchise de TVA (moins de 39 100 € HT), tu ne la factures pas. Mais tu peux opter pour y être assujetti pour récupérer la TVA sur tes achats pros.

5. Comment déclarer ses revenus en tant que profession libérale ?

Avec le formulaire 2042-C PRO (micro‑BNC) ou le formulaire 2035 (régime réel). Ces déclarations sont à faire une fois par an au printemps via ton espace personnel sur impots.gouv.fr.

6. Comment éviter les régularisations douloureuses avec l’URSSAF ?

En anticipant grâce à un prévisionnel, en mettant de côté chaque mois, et en déclarant tes revenus à jour dès que possible dans ton espace URSSAF.

7. Pourquoi faire appel à un expert-comptable quand on est consultant ?

Pour optimiser ta fiscalité, éviter les erreurs, anticiper les changements réglementaires (TVA, e-facturation…) et te concentrer sur ton cœur de métier.