Mise en conformité des logiciels et systèmes de caisse

Publié le 21 janvier 2020 par Aurélie San José

Utiliser des logiciels et systèmes de caisse certifiés est obligatoire : transformer cette contrainte en opportunités pour les TPE

 

  Écrit par Cécile Dominici – Expert-Comptable Extencia

Conformité des logiciels et systèmes de caisse : impact pour les TPE

Logiciel gestion TPE : Les obligations 

Depuis le 1er janvier 2018, tout assujetti à la TVA a l’obligation, lorsqu’elle enregistre les règlements de ses clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse, d’utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Cette conformité prendra la forme d’un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle de l’éditeur, conforme à un modèle fixé par l’administration.

Seules les opérations réalisées avec des particuliers sont visées car sont exclus du champ d’application de l’obligation de détention d’un certificat, les logiciels et applications enregistrant des opérations :

  • Entre seuls assujettis à la TVA (opérations exclusivement entre professionnels) ;
  • Ou réalisées par des assujettis à la TVA placés sous le régime de la franchise de TVA ;
  • Ou par des assujettis effectuant seulement des opérations exonérées de TVA.

En revanche, les assujettis qui réalisent à la fois des opérations avec des clients assujettis à la TVA et des non-assujettis relèvent du champ d’application.

L’utilisation d’une caisse « mécanique » ou d’un livre ou agenda de caisse papier reste possible, à condition de la tenir régulièrement.

Logiciel de caisse certifié : focus sur les TPE 

Les entreprises de petite ou de très petite taille exerçant une activité industrielle ou commerciale sont concernées par cette obligation au même titre que les entreprises de taille supérieure. Une large majorité de ces entreprises utilisent un logiciel ou un système de caisse y compris dans les domaines de la restauration ou des commerces de proximité.

Logiciel de comptabilité TPE : Les sanctions en cas de non-respect 

Le contrôle de l’administration fiscale s’exerce dans le cadre de contrôle dit inopiné. En cas de non-présentation de document justifiant la conformité des logiciels ou systèmes de caisse, l’assujetti encourt une amende de 7 500€ par logiciel de comptabilité ou de gestion ou système de caisse concerné.

L’assujetti dispose d’un délai de 30 jours pour produire les documents ou formuler ses observations.

A la suite d’un contrôle inopiné, une vérification de comptabilité ou une procédure de flagrance peut être engagée.

Les risques encourus sont donc potentiellement importants.

Transformer cette contrainte en opportunités pour les TPE :

L’expert-comptable de par sa connaissance de l’environnement de l’entreprise, de sa situation comptable ainsi que dans sa capacité à dresser un bilan complet de la gestion et de l’organisation de la TPE peut accompagner les TPE dans le choix de logiciel sécurisé certifié adapté à son activité, à son organisation. Cet accompagnement s’inscrit dans le cadre de l’accompagnement du chef d’entreprise.

En effet, ces nouvelles contraintes réglementaires peuvent amener les entreprises à revoir certains points spécifiques de contrôle interne via l’amélioration de la gestion de l’entreprise par l’automatisation des encaissements et la sécurisation des activités de l’entreprise.

En effet, les capacités de ce type de logiciel sont nombreuses et vont donc au-delà d’une simple caisse enregistreuse ce qui peut conduire à mettre en place de nouvelles procédures et à établir des états permettant :

  • Un gain de temps significatif, une réduction des risques d’erreur ;
  • La mise en place de tableau de bord de gestion ;
  • Une gestion en temps réel avec à la clef une amélioration des prises de décisions.