Caisses en restauration : êtes-vous prêt pour 2025 ?

En 2025, un simple oubli peut coûter 7 500 €. Et vous priver du droit d’encaisser.

C’est ce qui attend les restaurateurs qui n’auront pas mis leur caisse en conformité avec les nouvelles règles. Depuis février 2025, l’auto-certification par l’éditeur n’est plus acceptée. Seules les caisses certifiées NF525 ou en cours de certification par un organisme reconnu sont désormais valables.

La loi est claire, les échéances aussi :

• 31 août 2025 : dernier délai pour utiliser une attestation ou engager une démarche de certification.
• 1er septembre 2025 : seules les caisses certifiées ou en processus sont tolérées.
• 1er mars 2026 : tolérance terminée, toute caisse non certifiée = infraction.

Ce changement touche de plein fouet la restauration, déjà contrainte par la gestion des paiements, des pourboires, de la TVA et des tickets de caisse. Or, peu sont réellement préparés.

Dans ce guide, on vous aide à :

• Comprendre ce qui change concrètement.
• Anticiper les démarches pour éviter les sanctions.
• Mettre à jour votre solution sans stress.

À lire de toute urgence.

Pourquoi cette réforme des systèmes de caisse ?

Derrière cette réforme, un mot d’ordre : lutter contre la fraude à la TVA.

Pendant longtemps, certains logiciels permettaient de supprimer ou modifier des encaissements sans laisser de trace. Résultat : des pertes fiscales massives pour l’État. Pour contrer cela, la loi impose désormais que tous les systèmes de caisse utilisés par des assujettis à la TVA respectent quatre principes essentiels :

• Inaltérabilité des données (aucune suppression possible).
• Sécurisation des opérations enregistrées.
• Conservation des justificatifs.
• Archivage dans un format normé.

Qui est concerné ?

Si vous êtes restaurateur et que vous encaissez des paiements clients via un logiciel, vous êtes concerné à 100 %. Même si vous êtes en franchise de TVA aujourd’hui, un simple changement de régime peut vous faire basculer dans l’obligation.

Cas typiques concernés :

• Restaurants traditionnels
• Food trucks
• Cafés, bars, brasseries
• Ventes à emporter avec encaissement sur caisse

⚠️ Le fait de ne pas utiliser de terminal d’encaissement ou d’avoir développé un outil “maison” ne vous dispense pas des règles. Seule la non-utilisation de logiciel ou une dispense expresse de TVA peuvent constituer une exception.

👉 En clair : si vous encaissez, vous êtes concerné. Il ne s’agit pas d’une option.

Les nouvelles obligations en 3 dates clés

Le gouvernement a prévu une phase de transition, mais le calendrier est serré. Voici les trois étapes que chaque restaurateur doit avoir en tête :

1. Jusqu’au 31 août 2025 : dernière ligne droite pour s’organiser

Vous pouvez encore :

• Utiliser une attestation individuelle fournie par l’éditeur.
• Fournir un certificat officiel (NF525 ou LNE).
• Présenter une preuve d’engagement vers la certification (contrat, devis signé…).

Mais attention : cette phase ne sera pas prolongée. C’est le moment d’agir.

2. Du 1er septembre 2025 au 28 février 2026 : tolérance sous conditions

Plus d’auto-certification. Vous devez :

• Avoir déjà reçu une certification officielle,
  ou
• Prouver que la démarche est entamée : preuve contractuelle obligatoire.

Pas de preuve = non-conformité = 7 500 € d’amende.

3. À partir du 1er mars 2026 : tolérance terminée

Il faudra présenter un système pleinement certifié.
Plus aucun justificatif provisoire ne sera accepté.

Les contrôles pourront être réalisés par l’administration fiscale sans préavis, et les sanctions seront immédiates. Il ne s’agira plus de pédagogie, mais de pénalité.

NF525 ou LNE : comment faire certifier sa caisse ?

Si vous utilisez un logiciel ou un terminal d’encaissement, il doit obligatoirement être certifié par un organisme reconnu. Deux options s’offrent à vous :

1. La certification NF525 (par Infocert)

C’est aujourd’hui la norme la plus connue et la plus répandue. Elle garantit que votre logiciel respecte bien :

• l’inaltérabilité des données,
• la traçabilité des encaissements,
• la sécurité des opérations,
• l’archivage normé.

Avantages :

• Liste publique des logiciels certifiés disponible sur infocert.org
• Reconnue par l’administration fiscale
• Facile à vérifier pour un restaurateur

Pour savoir si votre logiciel est certifié : demandez à votre éditeur le certificat NF525 nominatif (il doit comporter la version exacte que vous utilisez).

2. L’homologation LNE (Laboratoire National de Métrologie et d’Essais)

C’est une alternative tout aussi valable, bien que moins courante dans la restauration.

À savoir :

• Elle couvre les mêmes obligations que la NF525.
• Elle peut être privilégiée par certains éditeurs ou développeurs internes.

3. Et si je n’ai rien ?

Pas de certificat officiel, pas de preuve d’engagement = non-conformité.
Même si vous “pensez” être conforme, seule une preuve émise par un organisme agréé est recevable.

Attention : une simple mention NF525 sur le site de votre éditeur ne suffit pas. Vous devez posséder un document officiel.

Restaurateurs : que faire concrètement dès maintenant ?

Vous avez jusqu’au 31 août 2025 pour réagir. Voici les étapes à suivre, dès aujourd’hui, pour éviter toute mauvaise surprise.

1. Vérifiez votre solution actuelle

Contactez votre éditeur de logiciel ou fournisseur de caisse et demandez-lui :

• Un certificat officiel (NF525 ou LNE) à jour
• Ou une preuve écrite que la certification est en cours (devis signé, contrat…)

Si vous avez développé votre propre système ou utilisé un outil “maison”, vous devrez entamer une démarche de certification vous-même. Cela prend du temps : mieux vaut s’y prendre tôt.

2. Planifiez la mise en conformité

Si votre solution n’est pas certifiée :

• Changez de logiciel ou de fournisseur si nécessaire
• Planifiez l’installation avant l’été 2025
• Préparez l’export de vos données (clients, produits, historique) si vous migrez

Attention : certains prestataires risquent d’être saturés à l’approche de la date limite.

3. Anticipez les justificatifs

Conservez précieusement tous les documents prouvant votre conformité :

• Certificat nominatif
• Contrat ou devis signé avec un éditeur en cours de certification

Ces pièces pourront vous être demandées à tout moment lors d’un contrôle.

4. Formez votre équipe

Un nouveau système implique souvent de nouvelles habitudes : interface, clôture de caisse, gestion des annulations, exports, etc.

Informez vos équipes dès maintenant et organisez une courte formation en interne pour garantir une adoption fluide.

Et si je ne suis pas conforme à temps ?

Ignorer ces obligations peut avoir des conséquences lourdes, à la fois financières et fiscales.

Amende forfaitaire immédiate

L’administration fiscale applique une amende de 7 500 € par logiciel ou système non certifié. Cette sanction peut être multipliée si plusieurs points de vente ou caisses sont concernés.

En cas de contrôle, vous disposerez de 60 jours pour vous mettre en conformité. Au-delà, une nouvelle amende peut être appliquée.

Risque de redressement fiscal

Si l’administration constate l’absence de conformité, elle peut remettre en cause vos déclarations de chiffre d’affaires et engager un redressement.

Ce risque est renforcé en cas de ventes non déclarées, de doubles systèmes de caisse ou d’outils permettant la suppression d’opérations.

Image et fiabilité en jeu

Un contrôle fiscal, même si vous régularisez, peut laisser des traces dans vos relations avec les banques, partenaires ou futurs investisseurs. La conformité n’est pas seulement une obligation légale, c’est aussi un gage de sérieux.

Ce qu’il faut retenir

Les règles du jeu ont changé : à partir du 1er mars 2026, toutes les caisses utilisées en restauration devront être certifiées. L’auto-attestation ne suffit plus, et les sanctions peuvent être immédiates.

Le bon réflexe ? Anticiper maintenant, éviter les périodes de rush, sécuriser votre conformité, et protéger votre activité. Un logiciel non certifié n’est plus un détail technique, c’est un risque majeur pour votre entreprise.

Extencia vous accompagne dans cette transition, que ce soit pour :

• vérifier votre situation actuelle,
• planifier la mise en conformité,
• ou sécuriser vos justificatifs en cas de contrôle.

TL;DR – En résumé

• Depuis février 2025, l’auto-certification n’est plus valable.
• Avant le 31 août 2025 : vous pouvez encore utiliser une attestation ou présenter un engagement ferme.
• À partir du 1er septembre 2025 : seule une certification officielle ou une preuve d’engagement sera tolérée.
• À partir du 1er mars 2026 : seuls les systèmes pleinement certifiés seront acceptés.
• Sanction en cas de non-conformité : 7 500 € d’amende par logiciel ou système de caisse.

Foire aux questions : ce que les restaurateurs veulent savoir

Mon logiciel n’est pas certifié mais j’ai un devis signé avec un éditeur. Est-ce suffisant ?

Oui, à condition que ce devis soit daté et signé avant le 31 août 2025, et qu’il atteste clairement d’une commande ou d’un engagement ferme vers la certification. Ce justificatif sera accepté pendant la période de tolérance allant jusqu’au 28 février 2026.

Et si j’utilise un système de caisse développé en interne ?

Vous êtes tout autant concerné. Le système doit être certifié par un organisme agréé (NF525 ou LNE). Il est possible de faire certifier un logiciel développé en interne, mais la procédure est plus complexe. Mieux vaut commencer rapidement.

J’encaisse avec un simple terminal de paiement, sans logiciel. Suis-je concerné ?

Si vous ne passez pas par un logiciel de caisse pour enregistrer les paiements (et que vous n’êtes pas assujetti à la TVA), vous pouvez ne pas être concerné. Mais attention : dès que vous utilisez un outil qui enregistre les opérations de vente, la réglementation s’applique.

Un logiciel gratuit est-il conforme ?

Un logiciel gratuit peut être conforme, mais il doit être certifié comme n’importe quel autre. Il est impératif de disposer d’un certificat délivré par un organisme accrédité. La gratuité ne dispense pas de l’obligation légale.

Que se passe-t-il si je suis contrôlé et que je n’ai aucune preuve de certification ?

Vous encourez une amende immédiate de 7 500 €, avec une obligation de régularisation dans un délai de 60 jours. En l’absence de mise en conformité, une nouvelle amende peut être appliquée et l’administration peut élargir le contrôle à d’autres éléments de gestion.