Faire une facture électronique : le pas à pas des TPE

Temps de lecture : 13 minutes

Mis à jour en novembre 2026

Depuis le 1er septembre 2026, vos fournisseurs les plus importants peuvent déjà vous adresser des factures électroniques. Et vous devrez bientôt en émettre à votre tour. Pour un dirigeant de TPE, la question est simple : concrètement, comment faire une facture électronique, à quoi sert cette fameuse PDP, et est-ce que tout cela vous concerne si vous ne facturez pas de TVA ?

La réponse courte tient en trois phrases. Une facture électronique n’est pas un PDF envoyé par e-mail : c’est un fichier structuré, émis et reçu par l’intermédiaire d’une plateforme agréée, le nouveau nom de la PDP. Vous devez pouvoir en recevoir depuis le 1er septembre 2026 et en émettre au plus tard le 1er septembre 2027. Le micro-entrepreneur en franchise en base est concerné ; seule une structure non assujettie à la TVA échappe au dispositif.

Ce guide déroule les six étapes une par une, sans vous orienter vers un éditeur en particulier. Vous y trouverez aussi un tableau « qui fait quoi et quand » et un point dédié aux situations sans TVA.

Facture électronique : ce qui change vraiment pour une TPE

Ce n’est pas un PDF envoyé par e-mail

C’est le premier malentendu à lever. L’article 289 bis du CGI définit la facture électronique par trois critères cumulatifs. Une facture tapée sous un traitement de texte, convertie en PDF et envoyée par mail n’en remplit aucun.

• Dématérialisée de bout en bout : elle est émise, transmise et reçue sous forme numérique.
• Structurée : elle contient un socle minimum de données lisibles par une machine (SIREN, montants, taux de TVA…), pas seulement une image.
• Transmise par une plateforme agréée : vous ne l’adressez plus directement à votre client professionnel, c’est votre plateforme qui la remet à la sienne.

« La facture de type image PDF (facture numérisée ou PDF générée à partir d’un outil bureautique) envoyée par mail n’est pas une facture électronique. » — impots.gouv.fr, questions fréquentes sur la réforme

PDP, PA, PPF : qui fait quoi ?

Le vocabulaire a changé en cours de route, ce qui explique une bonne part de la confusion. Les « plateformes de dématérialisation partenaires » ont été rebaptisées « plateformes agréées ». Le rôle est identique : ce sont des opérateurs privés immatriculés par l’administration fiscale.

💡 Le savoir-clé : PDP = ancien nom de la plateforme agréée (PA). Une « facture électronique PDP » et une facture émise via une plateforme agréée désignent donc la même chose. Le portail public (PPF) ne vous servira pas à facturer : l’État gère l’annuaire et reçoit les données, mais les factures circulent uniquement entre plateformes agréées.

À côté des plateformes agréées existent des « solutions compatibles » : logiciels de facturation ou de comptabilité non immatriculés, qui doivent se raccorder à une plateforme agréée pour fonctionner. Votre logiciel actuel peut donc rester votre outil du quotidien, à condition d’être connecté à une PA.

Qui fait quoi, et quand

Sources : calendrier officiel publié sur impots.gouv.fr et fiche Entreprendre Service-Public sur la mise en conformité.

Vous ne savez pas dans quelle ligne du tableau vous situer ? Posez la question à un expert Extencia.

Étapes 1 et 2 : vérifier votre logiciel, puis choisir une plateforme agréée

Étape 1 — Faire l’inventaire de vos outils

Avant de chercher une plateforme, regardez ce que vous utilisez déjà. Beaucoup de TPE ont un logiciel de facturation, un logiciel de caisse ou un outil comptable partagé avec leur cabinet. La bonne plateforme est souvent celle qui se branche sur ces outils sans ressaisie.

• Comment produisez-vous vos factures aujourd’hui ? Logiciel dédié, tableur, traitement de texte, devis convertis en factures…
• Votre éditeur est-il immatriculé comme plateforme agréée, ou raccordé à l’une d’elles ? Demandez-lui une réponse écrite.
• Combien de factures émettez-vous et recevez-vous par mois ? Le volume oriente le choix de l’offre et son prix.
• Qui vend à qui ? Clients professionnels français, particuliers, clients étrangers : la répartition détermine vos obligations d’émission et d’e-reporting.
• Comment votre comptabilité est-elle tenue ? Si un cabinet tient vos comptes, la plateforme doit pouvoir lui transmettre les factures sans manipulation.

⚠️ Point de vigilance : un tableur ou un traitement de texte ne permettent pas de faire une facture électronique conforme. Si c’est votre outil actuel, il faudra passer par une solution reliée à une plateforme agréée avant l’échéance d’émission.

Étape 2 — Choisir et s’inscrire sur une plateforme de la liste officielle

Une seule référence fait foi : la liste des plateformes agréées publiée sur impots.gouv.fr. Elle distingue les plateformes définitivement immatriculées de celles dont le dossier est complet mais en attente. L’immatriculation définitive n’est accordée qu’après des tests d’interopérabilité réussis.

📊 150 plateformes étaient agréées par l’État au 1er août 2026, dont plus d’une dizaine proposaient des offres gratuites ou sans surcoût pour les besoins essentiels des petites structures — source : FAQ « Tout savoir sur la facturation électronique », DGFiP.

Trois voies s’offrent à vous : passer par votre logiciel actuel s’il est raccordé, souscrire directement auprès d’une plateforme, ou utiliser la solution proposée par votre banque ou votre cabinet comptable. Vous restez libre de changer de plateforme si vos besoins évoluent. Pour comparer les offres critère par critère, appuyez-vous sur notre guide Plateforme de dématérialisation : comment bien choisir.

Ce que l’inscription déclenche : l’annuaire

En vous inscrivant, votre plateforme vous déclare dans l’annuaire de la facturation électronique tenu par l’État. Cet annuaire associe votre SIREN à votre plateforme de réception. C’est grâce à lui que la facture d’un fournisseur trouve son chemin jusqu’à vous.

✅ Bonne pratique : conservez le contrat ou la confirmation d’inscription auprès de votre plateforme. En phase de démarrage, l’administration tient compte des démarches engagées et datées pour apprécier votre bonne foi.

Vous hésitez entre passer par votre logiciel ou par votre cabinet ? Réservez un échange gratuit pour faire le point.

Étapes 3 et 4 : le bon format et les bonnes mentions

Étape 3 — Factur-X, UBL ou CII : lequel choisir ?

Bonne nouvelle : en pratique, vous n’aurez pas à manipuler de fichier XML. Votre outil génère le format, votre plateforme le contrôle et le transmet. Il est néanmoins utile de savoir ce que recouvrent ces sigles, car ils reviennent dans toutes les offres commerciales.

Ces trois formats sont admis par l’administration : impots.gouv.fr cite l’UBL, le CII et le format mixte, qui associe un fichier de données et une image. Le choix dépend surtout de votre outil. Le format mixte a l’avantage de rester lisible à l’écran, ce qui facilite la vérification visuelle avant envoi.

💡 Le savoir-clé : un PDF « classique » n’est pas un Factur-X, même s’il lui ressemble à l’écran. Ce qui compte, ce sont les données structurées intégrées dans le fichier, invisibles à l’œil nu.

Étape 4 — Mettre à jour vos modèles de facture

La réforme ajoute quatre informations aux mentions habituelles d’une facture. Elles servent notamment à adresser la facture au bon destinataire et à préremplir, à terme, les déclarations de TVA. Elles sont listées par la fiche officielle sur les mentions obligatoires d’une facture.

• Le numéro SIREN du client, lorsqu’il s’agit d’une entreprise.
• L’adresse de livraison des biens, si elle diffère de l’adresse du client.
• La nature des opérations : livraison de biens, prestation de services, ou les deux.
• L’option pour le paiement de la TVA d’après les débits, si vous l’avez choisie.

Concrètement, la tâche consiste à compléter vos fiches clients (SIREN surtout) et à paramétrer ces champs une fois pour toutes dans votre outil. Une fiche client sans SIREN, c’est une facture qui risque de ne pas trouver son destinataire dans l’annuaire.

⚠️ Point de vigilance : les plateformes agréées contrôlent la présence des informations obligatoires, la validité des identifiants et la cohérence entre montants, taux et TVA. Une facture incomplète peut être rejetée avant d’atteindre votre client.

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Étape 5 : tester la réception de vos factures électroniques dès maintenant

Vérifier que vos fournisseurs vous trouvent

La réception est l’obligation déjà en vigueur. C’est donc la priorité du moment. Si vous n’avez pas encore désigné de plateforme de réception, le guide pratique de démarrage de la DGFiP demande d’engager la démarche sans attendre et d’en garder la trace.

• Vérifiez votre inscription : demandez à votre plateforme la confirmation que votre SIREN figure bien dans l’annuaire.
• Prévenez vos principaux fournisseurs : grands comptes, énergie, télécoms, grossistes. Ce sont eux qui émettent déjà.
• Demandez une facture test ou repérez la première facture reçue par la plateforme, et suivez-la jusqu’à votre comptabilité.
• Contrôlez les statuts : déposée, rejetée, refusée, encaissée… Ils remplacent les relances par téléphone.

Et si une facture arrive encore par e-mail ou par courrier ?

Pas de panique. Une facture reçue par mail, en PDF ou sur papier ne doit pas être écartée pour ce seul motif, dès lors qu’elle correspond à une opération réelle et comporte les mentions nécessaires. Vous pouvez la payer et déduire la TVA selon les règles habituelles.

✅ Bonne pratique : si la même facture arrive par deux canaux, désignez un seul exemplaire de référence et marquez l’autre comme copie. Une même facture ne doit jamais être payée, comptabilisée ou déduite deux fois.

Organiser le circuit de validation

Décidez qui valide les factures reçues, qui les paie et qui transmet au comptable. Dans une TPE, c’est souvent la même personne : raison de plus pour fixer un rituel hebdomadaire. Profitez-en pour vérifier toute demande de changement de coordonnées bancaires : la facturation électronique renforce la traçabilité, mais ne dispense pas des réflexes décrits dans notre article sur la fraude au faux RIB fournisseur.

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Étape 6 : préparer l’émission et l’e-reporting de septembre 2027

Faire une facture électronique, concrètement

Une fois l’outil raccordé, émettre ne demande pas plus d’efforts qu’aujourd’hui. Le parcours type se résume en quatre temps.

• Vous saisissez la facture dans votre logiciel, comme d’habitude, avec le SIREN du client et les nouvelles mentions.
• Votre outil génère le fichier au format Factur-X, UBL ou CII et l’envoie à votre plateforme agréée.
• Votre plateforme contrôle et route : elle vérifie les données, consulte l’annuaire et transmet à la plateforme de votre client.
• Les données partent à l’administration automatiquement, et vous suivez le statut de la facture jusqu’à son paiement.

Rien ne vous oblige à attendre 2027. Une TPE peut émettre volontairement dès maintenant, client par client. C’est le meilleur moyen de roder l’outil sur vos clients professionnels les plus importants, sans pression. En cas d’échec d’un envoi volontaire, le retour temporaire à vos habitudes reste possible avant l’échéance.

L’e-reporting : vos ventes aux particuliers et à l’étranger

Toutes vos opérations ne passent pas par une facture électronique. Pour celles qui en sont exclues, vous transmettez des données à l’administration, toujours via votre plateforme : c’est l’e-reporting.

Un commerce, un artisan ou un restaurant qui vend à la fois à des professionnels et à des particuliers relève donc des deux dispositifs. Votre plateforme agréée prend en charge ces deux flux, à condition qu’elle propose bien l’e-reporting : point à vérifier dès l’étape 2.

Les sanctions, et la période de bienveillance

La loi de finances pour 2026 a fixé le cadre des amendes, codifié à l’article 1737 du CGI. L’administration a toutefois annoncé une approche pédagogique pendant le démarrage pour les entreprises engagées dans une démarche sérieuse.

• Facture non émise au format électronique : 50 € par facture, dans la limite de 15 000 € par année civile.
• Absence de plateforme de réception : mise en demeure de trois mois, puis 500 €, puis 1 000 € par nouvelle période de trois mois sans régularisation.
• E-reporting non transmis : 500 € par transmission, dans la limite de 15 000 € par année civile.
• Première infraction : pas d’amende si elle est réparée spontanément ou dans les trente jours suivant la demande de l’administration.

Pour le détail des cas et des montants, consultez notre article sur les sanctions de la facture électronique.

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Micro-entrepreneur, franchise en base, non assujetti : êtes-vous concerné ?

Le critère qui compte : l’assujettissement à la TVA

Ne pas facturer de TVA et ne pas être assujetti à la TVA sont deux choses différentes. Dès que vous exercez une activité économique indépendante à titre habituel, vous êtes assujetti. Que vous soyez ou non redevable de la taxe ne change rien : la réforme vous concerne, au moins en réception.

« La réforme s’applique à tous les assujettis à la TVA, qu’ils soient redevables ou non de la TVA (par exemple le franchisé en base). » — impots.gouv.fr, réponse aux micro-entrepreneurs

Facture électronique du micro-entrepreneur en franchise en base

Le micro-entrepreneur en franchise en base suit donc le calendrier des TPE : réception depuis le 1er septembre 2026, émission et e-reporting au plus tard le 1er septembre 2027. Sa facture électronique ne comporte simplement pas de TVA.

💡 Le savoir-clé : la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » reste obligatoire sur les factures en franchise en base, y compris au format électronique. Pensez à la conserver dans le paramétrage de votre nouvel outil.

Si vos clients sont surtout des particuliers, vous n’émettrez quasiment pas de factures électroniques. Vous serez en revanche concerné par l’e-reporting de ces ventes, et vous devrez recevoir électroniquement les factures de vos fournisseurs professionnels.

Opérations exonérées et structures non assujetties

Une association à gestion désintéressée, dont les activités lucratives restent accessoires et sous les seuils de la franchise des impôts commerciaux, n’est pas assujettie : elle sort du dispositif. Le statut juridique ne suffit pas à trancher, c’est la nature de l’activité qui compte. Notre guide association et facturation électronique détaille ce cas.

⚠️ Point de vigilance : un professionnel de santé ou un organisme de formation exonéré de TVA reste assujetti. Il doit donc pouvoir recevoir les factures électroniques de ses fournisseurs, même s’il n’en émet pas pour ses actes exonérés.

Votre situation au regard de la TVA n’est pas claire ? Faisons le point ensemble, sans engagement.

Six étapes, un partenaire neutre à vos côtés

Faire une facture électronique tient en six gestes : vérifier son logiciel, choisir une plateforme agréée sur la liste officielle, adopter un format structuré, compléter ses modèles, tester la réception et préparer l’émission. Le plus urgent reste la réception, déjà obligatoire. L’émission de 2027 se prépare sereinement, client par client.

Chez Extencia, nous ne vendons aucune plateforme. Notre rôle est de vous aider à choisir l’outil adapté à votre activité, puis de raccorder vos flux à votre comptabilité. Nos équipes solutions informatiques et digitales accompagnent les dirigeants de TPE dans le paramétrage, au sein de nos 12 implantations.

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⚠️ Cet article fournit une information générale à jour en novembre 2026 et ne constitue pas un conseil personnalisé. Chaque situation étant particulière, rapprochez-vous de votre expert Extencia.

Questions fréquentes sur la facture électronique