Bien démarrer avec MEG Premium

Repérer le bandeau

À la connexion, un bandeau s'affiche en haut de votre tableau de bord : « Facilitez votre passage à la facture électronique ». Cliquez sur Accepter, à droite du bandeau.

Vérifier vos informations

La fenêtre « Mandat facture électronique » s'ouvre. Vos informations sont déjà pré-remplies : raison sociale, SIREN, nom et prénom du dirigeant, adresse. Vérifiez-les et complétez si un champ manque.

Lire le détail du mandat

Dépliez « Détail du mandat » pour consulter le texte : il s'agit d'un mandat de désignation d'une Plateforme Agréée, encadré par la loi de finances rectificative pour 2022. Il autorise Extencia à faire la démarche en votre nom, et reste révocable.

Signer et envoyer

Cliquez sur « Signer et envoyer » en bas de la fenêtre. C'est une signature électronique : aucune impression, aucun envoi postal. Vous recevez ensuite une copie du mandat par e-mail.

Vos listes par défaut

Dans Paramètres › Listes par défaut, complétez les onglets Civilité, Unité (vos unités de mesure), Mode de règlement (carte bancaire, virement…) et TVA (taux collectés et déductibles). Vous les retrouverez ensuite dans chaque devis et facture.

Vidéo de l'éditeur MEG · 1 min 17

Vos modèles de documents

Pour mettre vos devis et factures aux couleurs de votre entreprise : ouvrez les modèles d'édition, puis créez votre propre modèle. Vous pouvez choisir un fond de page (ou ajouter le vôtre), afficher votre logo, et via l'onglet Avancé décider des informations affichées en en-tête, dans le corps et en pied de page.

Les sous-onglets Tableau (couleurs, colonnes affichées) et Pied affinent le rendu. Vous personnalisez aussi les mentions obligatoires par type de document, et les textes d'accompagnement de vos envois par e-mail.

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Vos contacts

Renseignez vos clients (et fournisseurs) dans la rubrique Contacts : coordonnées, adresse de facturation, mode de règlement habituel. Un contact bien rempli, c'est un devis ou une facture créés en quelques secondes — et des relances qui partent à la bonne adresse.

Constituer votre catalogue d'articles

Un article, c'est une ligne que vous facturez : une prestation, un produit, un forfait. Dans Ventes › Articles, créez-les un par un, ou importez votre liste en une fois si vous en avez beaucoup.

Chaque fiche porte un nom, un code unique, un prix HT, un taux de TVA et une unité — le prix TTC se calcule tout seul. Si vous vendez régulièrement des lots, un article composé regroupe plusieurs articles existants en une seule ligne. Et un changement de taux de TVA peut s'appliquer à plusieurs articles d'un coup, sans les reprendre un à un.

Créer un devis, puis le transformer en facture

Dans Ventes, cliquez sur Ajouter un devis, sélectionnez le client dans votre base et choisissez vos articles au catalogue. Vous pouvez visualiser le devis en PDF directement depuis la liste.

Quand votre client l'accepte, passez le devis en statut Accepté : vous pouvez alors le facturer en un clic. Il devient un brouillon de facture dans votre liste de factures.

Vidéo de l'éditeur MEG · 2 min 07

Créer une facture directement

Dans Ventes › Factures, cliquez sur Ajouter une facture. Ajustez si besoin la date et l'échéance, renseignez le client, puis ajoutez vos articles. Vous pouvez appliquer une remise globale, des remises par article ou des frais de transport.

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Comprendre les trois statuts

Brouillon — enregistrée mais encore modifiable, autant de fois que nécessaire.

Validé — la facture devient définitive et un règlement en attente est créé automatiquement.

Réglé — vous passez la facture dans cet état quand le client vous a payé, depuis la liste des règlements en attente.

Créer un avoir

Un avoir n'est possible que sur une facture déjà Validée ou Réglée. Sélectionnez la facture concernée : MEG propose par défaut un avoir total. Pour un avoir partiel, ajustez par article la quantité, le prix unitaire, la remise ou le montant TTC.

Enregistrez : l'avoir apparaît en Brouillon. Vérifiez-le, puis validez et envoyez-le à votre client.

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Automatiser vos factures récurrentes

Si vous facturez les mêmes prestations à échéance régulière (abonnement, maintenance, loyer…), activez l'option Gestion des contrats dans les options de facturation. Un nouveau bouton apparaît dans votre liste de factures.

Créez un contrat, indiquez la périodicité, les dates de début et de fin, puis les articles concernés. Vous choisissez une génération automatique à chaque échéance, ou manuelle (bouton Générer les factures).

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Importer des factures de vente déjà émises

Vous avez facturé en dehors de MEG ? Dans Ventes › Factures importées, importez le PDF : MEG le lit et en extrait les informations. Un statut À traiter signale un montant à corriger — modifiable depuis le menu en bout de ligne. Vous pouvez aussi découper un PDF contenant plusieurs factures.

Trois façons de transmettre une facture

Par import — dans Achats, bouton Importer, choisissez vos fichiers.

Par e-mail — activez l'adresse dédiée dans Paramètres › Documents, puis transférez simplement vos factures en pièce jointe à cette adresse.

En photo — via l'application mobile MEG SCAN (voir plus bas).

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MEG lit la facture pour vous

Dès l'import, MEG reconnaît automatiquement le fournisseur, les montants et la TVA, et les reporte dans la fiche — sans aucune saisie de votre part. Ouvrez la facture pour retrouver ces données dans l'onglet Contenu de la facture, et complétez-les si besoin.

Votre liste d'achats affiche clairement ce qui reste à traiter : vous pouvez par exemple filtrer les factures non réglées et les trier par montant.

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Ce que vous avez à faire… et ce que fait Extencia

Vous n'avez pas d'affectation comptable à réaliser : c'est le travail de votre collaborateur Extencia.

En revanche, si un fournisseur n'a pas été reconnu, vous êtes libre de le compléter vous-même — ou de laisser votre collaborateur s'en charger. L'essentiel est de convenir ensemble de qui fait quoi dès le départ, pour éviter les doublons et les oublis.

Suivre les règlements

L'onglet Règlement d'une facture affiche les échéances. Si le règlement n'est pas encore fait, vous pouvez le renseigner manuellement ou payer en ligne. S'il est déjà passé en banque, la ligne bancaire associée s'affiche directement.

Vos notes de frais

Depuis l'espace Notes de frais, sélectionnez le salarié concerné et renseignez les informations : en saisissant le montant TTC, la TVA est calculée automatiquement. Cliquez sur Valider pour finaliser (selon votre profil : valider, envoyer pour validation, ou refuser).

Vous confirmez ensuite le règlement depuis la liste, et pouvez toujours modifier ou supprimer une note via le menu en bout de ligne.

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MEG SCAN, l'application mobile

Installez MEG SCAN sur votre téléphone pour photographier vos factures et justificatifs où que vous soyez. L'application gère aussi vos notes de frais et vos frais kilométriques, avec l'historique de vos envois, des notifications et une aide intégrée.

Vidéo de l'éditeur MEG · 59 s

Cas particulier : plusieurs factures pour un seul paiement

Un même virement règle deux factures ? Depuis le relevé bancaire de votre trésorerie, ouvrez la transaction concernée, ajoutez une ligne de détail par facture avec son montant (la TVA se calcule seule), puis associez chaque facture via l'icône trombone. Vos factures passent alors de en attente à payé.

Vidéo de l'éditeur MEG · 1 min 12

Ajouter un compte bancaire

Dans les paramètres de banque, ouvrez Gestion des comptes bancaires. Pour une connexion classique, cliquez sur Ajouter une connexion bancaire, sélectionnez votre banque, saisissez vos identifiants puis choisissez le ou les comptes à synchroniser.

Vidéo de l'éditeur MEG · 1 min 43

Les points à voir avec Extencia

Certains réglages relèvent de la comptabilité : le compte comptable et le journal de banque à associer, ou le choix d'une connexion EBICS (protocole bancaire dédié, disponible avec certaines banques).

Comprendre les deux dates

La date de récupération correspond à l'historique de transactions que votre banque accepte de fournir. La date d'exploitation est celle à partir de laquelle MEG exploite les écritures — elle ne peut pas être antérieure à la date de récupération.

Si vous ajoutez un compte en cours d'exercice et qu'il manque de l'historique, vous pouvez importer un fichier CSV pour compléter.

Le rapprochement au quotidien

Dans Trésorerie › Relevé bancaire, les factures dont le montant et l'échéance correspondent à une ligne bancaire sont liées automatiquement. Sinon, vous effectuez la liaison manuellement depuis cette même page.