Bien démarrer avec Digipharmacie

Créer votre compte

Extencia a créé votre dossier et vous envoie une invitation par e-mail. Cliquez sur le lien pour activer votre accès et définir votre mot de passe : vous recevez ensuite un e-mail de confirmation avec votre lien de connexion.

Vous connecter

Rendez-vous sur app.digipharmacie.fr et renseignez vos identifiants. En cas d'oubli, cliquez sur « Mot de passe oublié » pour le réinitialiser.

Découvrir votre espace

Le menu de gauche regroupe toutes les rubriques : Dashboard, Achats, Ventes, Analyse articles, Banque, GED et Équipe. La bulle de discussion verte, en bas à droite, vous met en relation avec le support à tout moment.

Lancer l'activation

Depuis votre espace, cliquez sur « Activer DigiPA » dans le bandeau vert en haut de l'écran (« Réforme de la facturation électronique : entrez en conformité dès maintenant »).

Renseigner votre code CIP et votre logiciel d'officine

Saisissez le code CIP de votre officine, puis sélectionnez votre logiciel de gestion d'officine (LGO) dans la liste — Winpharma, LGPI, Leo, Pharmony, SmartRx… puis Confirmer.

Vérifier les informations de votre société

Contrôlez votre raison sociale, votre SIREN et votre adresse. Complétez les champs manquants si besoin.

Certifier votre qualité

Sélectionnez votre nom d'utilisateur puis cochez votre situation : titulaire et représentant légal, ou mandataire exclusif habilité à choisir une Plateforme Agréée.

Signer et enregistrer

Tracez votre signature, cochez la case de certification, puis cliquez sur « Enregistrer Digipharmacie comme Plateforme Agréée ». Vos factures fournisseurs continueront d'arriver dans Digipharmacie, en toute conformité.

Ajouter un collecteur

Rendez-vous dans Achats › Espaces clients. Recherchez votre fournisseur, grossiste ou laboratoire dans la barre de recherche, puis renseignez une date de démarrage ainsi que l'identifiant et le mot de passe que vous utilisez sur le site de ce fournisseur — et non ceux de Digipharmacie.

Comprendre l'état de vos collecteurs

Vert — le collecteur fonctionne, vos documents sont récupérés (cliquez dessus pour voir le nombre de factures collectées).

Orange — une action peut être requise : le plus souvent, vos identifiants ont changé. Saisissez le nouveau mot de passe puis cliquez sur « Mettre à jour » pour relancer la synchronisation.

Grisé (horloge) — collecteur en maintenance : rien à faire, la reprise est automatique.

Les coffres ajoutés automatiquement

Certains laboratoires (repérables par un cadenas) sont rattachés automatiquement à votre espace grâce au SIREN de votre pharmacie — sans aucun identifiant à saisir de votre part.

La DigiMail — vos factures reçues par e-mail

Digipharmacie vous attribue une adresse DigiMail unique. En mettant en place un transfert automatique depuis la boîte mail de la pharmacie vers cette adresse, toutes vos factures reçues par e-mail sont collectées.

L'import manuel & l'application mobile

Pour une facture reçue en direct : depuis la page Factures, cliquez sur « Ajouter une facture » et importez le PDF depuis votre ordinateur. Sur le terrain, l'application mobile Digipharmacie (tablette / smartphone) vous permet de photographier une facture ou une note de frais papier : elle remonte automatiquement dans votre espace.

Rechercher une facture

Pour un fournisseur ou un montant, privilégiez les filtres (fournisseur, grossiste, montant, dates…) plutôt que la barre de recherche. La recherche plein texte, elle, est idéale pour retrouver une molécule (ex. « doliprane ») ou un numéro de facture complet.

Vérifier avec les tags

Un tag est un post-it virtuel apposé sur une facture (ex. « note de frais », « facture contrôlée »). Cliquez sur la facture, créez ou retirez le tag : vous pourrez ensuite filtrer toutes les factures qui le portent.

Marquer comme payé

Ouvrez la facture et cliquez sur « Marquer comme payé ». Vous pouvez préciser le moyen de paiement (virement, etc.) et un libellé, qui s'affichera au survol de la facture.

Compléter les « infos manquantes »

Quand Digipharmacie n'a pas réussi à tout lire sur le document (souvent après un import manuel), la facture porte un point d'interrogation et les champs à compléter sont en orange. Ouvrez-la, renseignez le fournisseur et le numéro, validez : elle rejoint alors vos factures traitées.

Exporter vos factures

Filtrez les factures voulues, cochez la case en haut de la colonne de gauche, puis cliquez sur « Exporter » en haut à droite. Une fenêtre vous propose de choisir le format d'export.

Fournisseurs

La vue Fournisseurs liste tous les fournisseurs détectés sur vos factures, avec le nombre de documents par fournisseur. Pensez à « Charger plus » : l'affichage est limité aux 6 derniers mois.

Journaux de vente

Si vous êtes sous LGPI, l'activation est automatique. Sinon, importez le document Synthèse d'activité que vous transmettez habituellement au comptable. En cas de doute sur le fichier attendu, le support vous guide.

Banque — rapprochement des LCR

La rubrique Banque rapproche automatiquement vos LCR et vos factures. Fonctionnalité optionnelle et payante (une remise peut s'appliquer selon Extencia ou groupement).

GED — vos documents classés

La GED fonctionne comme un espace de rangement (type Drive) pour tout ce qui n'est pas une facture : contrats, fiches de paie, documents administratifs. Créez, renommez, organisez vos dossiers et sous-dossiers librement.

Les dossiers marqués d'un cadenas ont été créés à la demande d'Extencia — vous pouvez tout de même y déposer vos documents.

Créer un accès pour votre équipe

Votre comptable Extencia est déjà rattaché à votre dossier — vous n'avez rien à faire de ce côté.

En revanche, vous pouvez créer un utilisateur « Équipe Pharma » pour vos collaborateurs de l'officine, avec des droits restreints. Dans Équipe › « Ajouter un utilisateur », renseignez l'e-mail et le rôle, puis décochez les onglets auxquels l'équipe n'a pas besoin d'accéder — typiquement la Banque et la GED. Seuls les titulaires peuvent inviter ou modifier ces droits.